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Konditionen-Poker mit Händlern

Schon immer gab es neben den gesetzlichen Margen beim Einkauf Verhandlungsspielräume für Apotheken. Diese sind abhängig von dem Einkaufsvolumen und nicht zuletzt vom Verhandlungsgeschick der handelnden Personen. Apotheken sind jedoch fast immer in einer ungünstigen Verhandlungsposition, da Inhaberinnen und Inhaber in den allermeisten Fällen keine Marktübersicht haben. Das Fehlen dieser Übersicht liegt sicher an der gesetzlichen Präsenzpflicht der Apotheker und auch an der leider immer noch nicht systematischen kaufmännischen Ausbildung. Der pharmazeutische Großhandel ist auf Konditionsverhandlungen deutlich besser vorbereitet. Aufgrund seines Marktüberblicks und einer große Erfahrung besitzt der Großhandel die nötigen Informationen, die Apothekeninhabern meist fehlen. Daher erweisen sich auch vermeintlich beachtliche Verhandlungserfolge von Apothekern auf den zweiten Blick oft als enttäuschende Ergebnisse.

Die Taktik des Großhandels ist Apothekerzufriedenheit fernab der Bestkonditionen

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Bei Konditionsverhandlungen versteht es der Großhandel durch Rabatt-/Skontoausschlüsse, Handelsspannenausgleiche, Positionsrabatte, Angebotssortimente und einiges andere mehr seine Margen zu sichern – denn, und das wird leider allzu oft übersehen, beim Großhandel liegt der Gewinn im maximal hohen Verkaufspreis.

Die tägliche Praxis zeigt obendrein, dass oftmals die gemachten Zusagen in der Praxis noch nicht einmal eingehalten werden. Das fällt nur selten auf, da viele Monatsrechnungen oft bewusst unverständlich gehalten werden. Auch fehlen dort häufig die nötigen Informationen, um die gesamte Rechnung in Bezug auf die eigenen Großhandelsabsprachen einfach und vollständig nachprüfen zu können. Dieses Verhalten des Großhandels führt immer häufiger dazu, dass Apotheken in wirtschaftliche Schwierigkeiten geraten. Es steht zu vermuten, dass der Großhandel in der Vergangenheit auch nicht vor Gebiets- und Preisabsprachen zurückschreckte, um seine Gewinne zu sichern.

Dennoch sind Apotheken in der Lage einen guten Rabatt für sich auszuhandeln, wenn sie sich ihrer Marktposition bewusst sind und über ihr Einkaufsverhalten Bescheid wissen. Insbesondere die folgenden Daten sollten Sie für die Großhandelsverhandlung vorbereiten:

  • Umsatzvolumen Großhandelseinkauf
  • Durchschnittlicher Packungswert RX
  • Umsatzvolumen OTC/Freiwahl
  • Bisheriger Effektivrabatt Großhandel (auch Rabatt-/Skontoausschlüsse)
  • Bisherige Handelsspanne Großhandel
  • Anzahl täglicher Lieferungen/ Touren
  • Gewünschte Informationen auf der Sammelrechnung
  • Zahlungsziel

Darüber hinaus sind einige Vorarbeiten erforderlich, bei denen Ihnen unsere Checkliste Großhandelsverhandlungen behilflich sein könnte. Zum Download 

Warum Apotheker bei Verhandlungen mit dem Großhandel meist die schlechteren Karten haben

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Einfacher gestalten sich Verhandlungen mit dem Großhandel natürlich gemeinsam mit externen Beratern.

Hier gibt es in aller Regel drei Optionen, die regelmäßig zu besseren Ergebnissen führen, von etwas besser (Variante 1) über deutlich besser (Variante 2) bis maximale Margen (Variante 3):

  1. Vorbereitung gemeinsam – Inhaber/in verhandelt alleine
  2. Vorbereitung gemeinsam – Experte verhandelt allein
  3. Vorbereitung gemeinsam – Experte bereitet vor- gemeinsam verhandeln

Warum das so ist, dafür gibt es viele Gründe. Die häufigsten sind diese:

  • Der Verhandler vom Großhandel macht das jeden Tag, Inhaber nur maximal jährlich und jeder Neugründer verhandelt den ersten entscheidenden Rabattvertrag gar zum allerersten Mal.
  • Der Großhandel kennt die maximalen Möglichkeiten, der Apothekeninhaber maximal nur die eigenen Vorjahresergebnisse seiner Apotheke.
  • Der Apotheker und sein Großhandelsbetreuer kennen sich schon lange, es bestehen persönliche Beziehungen, die maximale Forderungen oft unmöglich machen.
  • Nach Übernahmen kennt der Großhandel die Apotheke viel länger als die neue Inhaberin oder der neue Inhaber.
  • Apotheker sind nur allzu oft „zu nette“ Menschen, die es sich auch mit dem Großhandel nicht „verscherzen“. Sie begnügen sich deshalb leider zu häufig mit kleinen Verbesserungen.
  • Großhändler schulen Ihren Außendienst regelmäßig in Verhandlungstaktik, um die speziellen Ziele des jeweiligen Großhandels umzusetzen

Deutlich bessere Margen durch Verhandlungsprofis möglich

Externe Verhandler werden zunächst Ihre Sammelrechnung auf Richtigkeit überprüfen, um die daraus gewonnenen Erkenntnisse in die Verhandlungen einzubeziehen. Ferner sollten solche Verhandlungsprofis auch die auf der Sammelrechnung angegebenen Packungswerte / Handelsspannen anhand Ihrer Rezeptabrechnung oder Warenwirtschaft überprüfen.

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Denn wenn eine Verhandlung schon mit möglichen Rückforderungen an den Großhandel aus dem vergangenen Jahr beginnt, dann ist das gleich der erste „Margenturbo“. Und wir wissen aus unserer täglichen Praxis, dass es in mindestens neun von zehn Fällen solche begründeten Forderungen gibt.

Alle in der Vorbereitung gewonnenen Erkenntnisse dienen dazu, den Großhandelsumsatz auszuschreiben, um für die Apotheke die maximal mögliche Kondition zu erreichen. Das Beratungsunternehmen sollte die Inhaberin oder den Inhaber unbedingt über jeden Schritt genau informieren und die Verhandlungsergebnisse dokumentieren, damit sie oder er die Vorgehensweise transparent nachvollziehen kann und anhand des mitgelieferten Verhandlungsleitfadens folgende Verhandlungen – wenn gewünscht - künftig in Eigenregie führen können.

Keine Kollegenschelte – lediglich ein Tipp aus der Praxis für die Praxis

apotheken kostenberatung konditionen poker vorsicht DenPhaMedWir raten zur Vorsicht vor allen Beratern, die sich an diese Verfahrensweise nicht halten wollen oder die den Inhaber und die Inhaberin damit locken, dass sie mit den Großhandelsverhandlungen keinerlei Arbeit haben und alles ohne sie stattfinden würde. Bei solchen Beratern steht in der Regel zu vermuten, dass sie Eigeninteressen verfolgen und schlussendlich auf Kosten der Apotheke an den erzielten Ergebnissen partizipieren könnten.

Ziel der Beratung sollte Hilfe zur Selbsthilfe sein und nicht automatisch in einem Dauermandat enden, zum Beispiel weil die ausgehandelten Konditionen so kompliziert sind, dass diese kaum nachvollzogen werden können. Wichtig ist auch, dass sämtliche Verhandlungsergebnisse sich auf der Rabattabrechnung in Ihrer Sammelrechnung wiederfinden oder leicht errechnen lassen.

 

Unser Angebot für Apotheker: Großhandelsverhandlungen

Sie haben Ihre Konditionen und würden gerne wissen, wo Sie sich damit im marktüblichen Rahmen befinden. Wir bieten jeder Inhaberin und jedem Apothekeninhaber eine Überprüfung der Großhandelskonditionen mit anschließender Ausschreibung der Umsätze an. Diese Dienstleistung ist kostenpflichtig, kann aber im Rahmen der Unternehmensförderung (BAFA) mit 50% - 60% gefördert werden. Für eine Prüfung benötigen wir lediglich einige wenige Unterlagen

Für übernehmende Apotheker und Neugründer sind die allerersten Großhandelsverhandlungen die wichtigsten im Berufsleben, denn hier wird der Grundstein für die gesamte spätere Einkaufs-Vita gelegt. Und gemäß der alten Kaufmannsweisheit, dass der Ertrag im Einkauf liege, wird hier der Grundstein für gute Margen gelegt.

Einstiegspaket für Gründer und Übernehmer

Deshalb bieten wir Neugründern und übernehmenden Apothekern ein günstiges Einstiegspaket an. Damit werden schon mal eine erste Vorkostenposition deutlich minimiert. Da die Förderung von Existenzgründern auch im Focus der öffentlichen Hand liegt, können Gründer in den ersten zwei Jahren nach Gründung 80 Prozent der förderfähigen Beratungskosten erstattet bekommen. Die Hilfestellung bei der Beantragung dieser Fördermittel ist selbstverständlich Teil unserer Dienstleistung. Zur Anfrage Großhandels-Erstverhandlung